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姓名: | 吴国正 |
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领域: | 人力资源 客户服务 运营管理 企业文化 |
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地点: | 北京 朝阳 |
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签名: |
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25个行动,焦虑再见!(一) 第1招养成一次就把事情做好的习惯 有些事情一旦决定就无法回头,即使能挽回,也得花数倍力气调整,时间耗掉大半。 「第一次就做对」是一种「预防」的心态,只要事前多花时间沟通,想清楚再动手,确立对的方向,若事后需要调整,就不会太过离谱。 第2招掌握工作的轻重缓急 工作时间的运用要非常有效率,关键在于是否掌握了一天工作的「轻重缓急」,而非「先来的先做,后来的后做」。 所谓「轻重缓急」,可依「紧急」、「重要」的程度,分为4个象限。首先,你得优先完成落在「重要且紧急」的事项,其次,想过一个有效、规律的生活,你必须在「重要不紧急」的第2优先象限中,放较多比例的时间,因为它强调「计划」与「预防」,容易助你成功。 若你发现自己常被第3象限「紧急不重要」的琐事所困,你需要学会对不重要的事情说「不」,若第4象限「不重要不紧急」的项目花掉你太多时间,代表你不清楚想要什么,应该重新审视自己的目标设置。 第3招「前半主义」法 既然排出了工作的顺序,你除了得为每个任务定出时间限制,还得奉行「前半主义」:「在时限的前半段就提前完成大半的工作。」 例如,时限是「一天」,请在中午前提前完成;时限是「一周」,请在3天内提前完成,更长的时限,亦是以此原则类推。 一旦你逼着自己在前半期提前完成大半的工作目标,后续不仅有充分调整的空间,心情也会比较轻松,更容易获得主管正面评价。 第4招一日之计在于「昨夜」 为增进工作效率,缩短进办公室的「热机」时间,前一晚就该订定隔天计划。每晚睡前,不妨将明天要达成的目标记下来,按重要程度编顺序。隔天一早,即可马上着手第1个目标,达成后再继续实现第2个目标,一路坚持做下去。 第5招每天提早2小时上班 早上1小时工作效率可抵下午的2、3个小时。因此,不妨往前挪两个小时,早上7点进办公室,既可避免通勤塞车之苦,还能保有晨间不受打扰的时光,专心思考一天的工作,效率更佳。 第6招活用零碎时间 无论是会议或业务拜访,难免有等待的零碎时间,不妨趁空档打个电话,扩展人际关系,反覆翻阅行事历,以免遗忘小事或约会,或在随身的小记事本,即兴记录一些想法,把握这个做计划、企划的好时机。 第7招阻挡不必要的干扰 「专注」是忘却压力、发挥高效率最好的办法。工作中途遇到干扰时,例如当老板突然交办事情,或有临时会议召开,若非迫切到非得马上执行,不妨请求给予短暂时间,将手边事项收尾,以免回头又得旷日废时。 另外,对于电话与电子邮件,不妨依公私或对象的重要性,在繁忙之际做一区隔,以减少不必要的干扰。例如,你可以申请2个行动电话号码或不同的帐号,以管理回覆的时机,好留出块状时间,让自己能专心处理要事。 第8招用「异类组合法」增加干劲 在订立工作计划时,要提高工作效率,可藉不同类型的项目交替组合,避免同一工作聚焦太久,产生惯性疲乏。 可以在「上午」和「下午」进行完全不同性质的工作内容,例如,上午用头脑,可以开会、搜集资料,下午动身体,以会见客户为主等。 第9招重要的「准备时间」不可省 很多人为了省时,矫枉过正地把有助于工作效率的「准备时间」都省略掉,譬如,「简报前的预演」、「开会前与跨部门主管简单会前磋商」。 事实上,这些简单的步骤,不仅能让会议更为顺畅,因磋商有了初步共识,还能避免会议过度冗长,或再三召开,浪费大家时间。 目标管理:以专案管理管好你的工作! 第10招明确取得老板的书面指示 如果老板交派给你任务,只有口头说明,却没有太多指示,此时不妨以一个「专案负责人」的角色,试着明确取得老板给你的承诺,例如经过他核准的企划书,否则光靠口头说明,容易对结果产生认知上的差距,埋下冲突的种子。 第11招把工作当牛排,由大变小 当了解需求后,不妨将任务当作牛排,「切成可以直接入口的大小」,意思是把工作分割成可以快速完成的小型任务。 一般而言,就是执行前所列的「工作分解结构」,其中「树状图」就是一例:先把第一层结构列出来,再列出每个项目下的细项,并写上预估交期,若牵动团队合作,各项分工还得标明负责人。 第12招定期报告工作进度 订出计划进度后,切记一定要设里程碑,每星期或每天检查进度,查看是否按照原先设置的方向和目标走,如果没有,要修正或赶快补足,且得定时向老板报告,协助他掌握案子的进程,降低突发状况概率。 ![]() 吴国正 |
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